• Prezentacija pagal šešių žingsnių planą:
1 žingsnis. Tikslas
Klausimai ruošiantis. Ko šia prezentacija noriu pasiekti? Koks rezultatas po jos būtų idealus? Kokį emocinį tikslą norėčiau pasiekti (pasitikėjimas, neutralus santykis vietoj pradinės skeptiškos nuostatos, smalsumas sužinoti daugiau)?
2 žingsnis. Auditorijos analizė
Klausimai ruošiantis. Kas manęs klausysis? Kokie auditorijos poreikiai? Kiek jie informuoti? Kokie jų vertinimo kriterijai? Kokia didžiausia jų problema ir kaip mano pasiūlymas padės ją spręsti?
3 žingsnis. Pagrindinis teiginys
Klausimai ruošiantis. Kokių privalumų mano pasiūlymas teikia auditorijai? Kokių bėdų jie išvengs, jei pasinaud
4 žingsnis. Struktūra
pradėti nuo esamos problemos ir tos pagerėjusios padėties, kurią suteiks mūsų siūlomas sprendimas. Siūlomą sprendimą paskelbti – tik prezentacijai artėjant prie pabaigos.
Klausimai ruošiantis. Kiek potemių būtina aprėpti? Pagal kokią logiką grupuosiu punktus ir papunkčius? Kuo sudominsiu įžangoje? Kuo baigsiu prezentaciją? Kaip elgsiuosi su auditorijos klausimais – atsakinėsiu iškart ar pabaigoje?os mano pasiūlymu? Kuo pagrįsiu savo pagrindinį teiginį? Kada pateikti stipriausią argumentą: pradžioje ar pabaigoje? Ar jie labiau vertina originalumą, ar konservatyvų atsargumą?
5 žingsnis. Detalizavimas
Turint struktūros karkasą – pats laikas sukauptus duomenis sudėlioti pagal potemes. Gal tikslinga atskleisti ne viską – paliekant klausimų-atsakymų daliai. Kur įterpti vieną kitą „saldainiuką“ sudominimui? Pvz., „didysis komunikatorius“ Ronaldas Reaganas kas 2 min. įterpdavo po pavyzdį, anekdotą ar pasakojimą.
Klausimai ruošiantis. Kokių faktų, statistikos ar pavyzdžių pasiieškoti teiginiams pagrįsti? Kurie jų mažiau įtikinantys – praverstų stipresni? Per kiek laiko išdėstysiu įžangą, atskiras potemes ir pabaigą?
6 žingsnis. Dramaturgija
Paprasčiausias prezentacijos pateikimo būdas – dažniausiai naudojamas projektorius, ekranas ir skaidrės. Efektingiau yra pasirūpinti nustebinančiais daiktais ar modeliais. Arba suplanuoti, kaip įtrauksime publiką, kada paprašysime, kad klausytojai pakeltų rankas ar kitaip pajudėtų. Žinoma, tam reikia drąsos ir patirties. Arba kitokių resursų.
Klausimai ruošiantis. Kokios iliustracijos tiktų? Kas padėtų mano teiginius įtvirtinti atmintyje: anekdotas, humoristinė užduotis, citata, klausimai publikai ar kt.?
• Kada skaičius tikrai didelis?
Kai palyginamas su mažesniu. Dideli skaičiai prezentacijoje (pateiktyje, PowerPoint pristatyme) psichologiškai „sumažėja”, kai atsiduria šalia didesnių. Arba „padidėja” greta mažesnių.
Tarkim, kasmet į pasaulio jūras iš laivų išverčiama 6 mln. t šiukšlių. Tai yra tiek pat, kiek visos Lietuvos virtuvių atliekos, dabartiniais tempais išmestos per 20 metų.
„Kaip galima valstybinės įstaigos vadovui mokėti 50 000 Lt algą per mėnesį, jei visa provincijos mokykla gauna tik 43 000 Lt Lt per metus?”
Multiplikacija
Pvz.,: „Jei bent 15 min. per dieną nenorėdami tenkinate kitų prašymus, per metus susikaupia 91 val., per 10 metų - 114 darbo dienų. Tai pusmetis neapmokamo darbo”. Čia vardan įspūdžio skaičius buvo padaugintas iš dienų kiekio per metus.
Automobilių pardavėjai metinę lizingo įmoką padalina iš 365 ir reklamoje skelbia: „Tik 30 Lt per dieną!”
„Buityje jums turbūt nepatiktų ir 1 proc. broko? Sakysim, kalbant apie aprūpinimą elektros energija - 1 proc. broko reikštų, kad be elektros gyventumėte po 14 min. kasdien.”
• Koks „PowerPoint” skaidrių kiekis yra geriausias sėkmingai prezentacijai?
G. Kawasakis išrado genialią taisyklę „10/20/30″. Orezentaciją turi sudaryti ne daugiau negu 10 „PowerPoint” skaidrių,
bendra trukmė ne ilgesnė kaip 20 min.,
o šrifto dydis kiekvienoje skaidrėje - ne mažesnis negu 30 punktų (beje, jei nepakeitėte savo kompiuterio nustatymų, įsijungus „MS PowerPoint” programą, pradinis rašomų raidžių dydis automatiškai bus 32, o antraštėse - 44).
Kodėl būtent taip ?
G. Kawasakio manymu, 10 - optimalus skaidrių kiekis, nes per vieną verslo susitikimą normalus žmogus nepajėgs įsisavinti daugiau negu 10 jam pristatomų koncepcijų.
Jis sako, kad jei žmogui per PowerPoint pristatymą nepakanka 10 skaidrių tam, kad paaiškintų apie savo naują įmonę, yra didelė tikimybė, kad jis tos įmonės iš viso neturi.
Dešimties skaidrių komentavimui prezentacijos metu - 20 min.
O kodėl tik 20, jei standartinis verslo susitikimas trunka 60 min.?
Atsakymas: kad turėtumėte atsarginių 40 min. savo nešiojamam kompiuteriui sujungti su projektoriumi ir jie netgi ir veiktų! Bet čia juokais…
Jei rimčiau - visuomet atsiras žmonių, kurie į jūsų prezentaciją ateis pavėlavę arba turės anksčiau išeiti. Todėl saugiausia pristatymus (PowerPoint pateiktis, prezentacijas) pabaigti per 20 min. ir turėti dar 40 min. - diskusijoms ir atsakymams į publikos klausimus.
• Praktiški patarimai
• Kuo mažiau informacijos, tuo greičiau ji suvokiama. Skaidrėje - ne daugiau 4 teksto eilučių ir 4 žodžių eilutėje (taisyklė „4 x 4″).
• Vienoje skaidrėje - tik viena mintis. Kitaip auditorija pradeda atsirinkinėti vertingiausius teiginius, nebeišlaiko dėmesio ir greičiau pavargsta.
• Antraštinės frazės skaidrėse tinka labiau negu ištisi sakiniai
• Tyrimais išaiškinta, kad rašybos klaidas auditorija vertina kaip kompetencijos stoką, o ne neatidumo požymį. Jeigu nemėgstate medžioti korektūros klaidų, turėkite parengę šmaikštų atsakymą tiems, kas aptiks klaidas ekrane.
• Venkite sunkių tarptautinių žodžių ir siauros specializacijos profesinių terminų (nustatyta, kad po nesuprantamo termino klausytojai 20-40 sek. nebegirdi ir tyliai piktinasi, o vėliau susidomėjimas nebepakyla iki buvusio lygio).
• Auditorijai reikia laiko įsižiūrėti į skaidres - nekeiskite jų dažniau negu kas 20 sek. Vien nesudėtingam paveikslėliui suvokti reikia 7 sek. Pakeitėte skaidrę - poros sekundžių pauzė, ir tik po to kalbėkite toliau.
• Per prezentaciją stovėkite kairiau ekrano (žiūrint iš auditorijos pusės). Europiečių smegenys veikia taip, kad žiūrovui patogiausia akimis judėti iš kairės į dešinę - pirma žvilgsnis į jus, tada į ekraną ir atgal. Jeigu būsite toliau nuo ekrano, auditorijai savo dėmesį teks dalinti - pusę jums, pusę - ekranui.
• Prezentacijos skaidrės turi būti įžiūrimos net toliausiai sėdintiems. Jei ekrano ir patalpos dydžio nežinote iš anksto, saugiausia prezentacijos (pateikties) skaidrių antraštėms parinkti 44-ojo, tekstui - 32-ojo dydžio šriftą.
• Visiškai avariniam atvejui turėkite atspausdintų skaidrių rinkinį popieriuje - turėdami “špargalkę”, jausitės saugiau (pasitaiko, kad perdega projektorius lempos, dingsta elektra ir pan.).
SĖKMĖS ;)
Komentarų nėra:
Rašyti komentarą